Ortsteilbudgetrichtlinie für die Gemeinde Fehrbellin
Präambel
Im Zuge der Gemeindegebietsreform im Jahr 2003 wurden das Amt Fehrbellin aufgelöst und die dann entstandenen Ortsteile eingemeindet. Sie galten fortan nicht mehr als selbstständige Gemeinden. Langfristig führte diese Maßnahme zu einer Abkehr des bürgerschaftlichen Engagements von der kommunalen Mitgestaltung und Demokratieteilhabe in den einzelnen Ortsteilen. Diesem Trend soll mit der Einführung der Ortsteilbudgets entgegengewirkt werden. Dabei geht es vor allem um die freie Verwendung der Mittel aus dem Ortsteilbudget im Rahmen der Meinungsfindung des Ortsbeirates. Investitionen sind hierbei ausdrücklich erlaubt. Um die Einzelheiten zum Ortsteilbudget zuverlässig und transparent zu regeln, beschließt die Gemeindevertretung in ihrer Sitzung am 22.05.2025 folgende Ortsteilbudgetrichtlinie (OTB-RL):
§ 1 Mittelempfänger im Sinne dieser Richtlinie
Mittelempfänger sind die Ortsbeiräte folgender Ortsteile:
1 Stadt Fehrbellin
2 Betzin
3 Brunne
4 Dechtow
5 Deutschhof
6 Hakenberg
7 Karwesee
8 Königshorst
9 Langen
10 Lentzke
11 Linum
12 Manker
13 Protzen
14 Tarmow
15 Walchow
16 Wall
17 Wustrau-Altfriesack
§ 2 Aufteilung des Ortsteilbudgets
Das Ortsteilbudget wird wie folgt unter den Ortsteilen aufgeteilt:
1. In der letzten Sitzung der Gemeindevertretung des Jahres, welches vor der neuen Haushaltsplanung liegt, wird über die gesamte Höhe des Ortsteilbudgets für die nächste Planungsperiode entschieden. Hierbei wird auch festgelegt, wie hoch der Sockelbetrag für die Ortsteile sein soll und wie hoch der Betrag ist, den jeder Ortsteil unter Bezugnahme auf seine Einwohner erhält. Die abschließende Entscheidung über diese im Voraus festgelegte Summe verbleibt bei der Gemeindevertretung im Zuge des Haushaltsplanbeschlusses für das jeweilige Jahr.
2. Jeder Ortsteil bekommt den jährlich im Haushaltsplan festgelegten Betrag. Der Gesamtbetrag wird durch alle Einwohner geteilt und mit den Einwohnern des jeweiligen Ortsteiles multipliziert. Die Höhe des Budgets wird dem Ortsbeirat von der Verwaltung im vorbereiteten „Beratungsprotokoll zur Mittelverwendung des Ortsteilbudgets mitgeteilt.
3. Weitere 2.000 € werden jährlich in der Beratungsrunde der Ortsvorsteher*Innen durch Gemeinde Fehrbellin Ortsteilbudgetrichtlinie Mehrheitsbeschluss einem oder mehreren Projekten, die auch durch mehrere Ortsteile als Gemeinschaftsprojekt benannt werden können, zugewiesen. Falls eine Zuweisung in der gemeinsamen Runde der Ortsvorsteher*Innen nicht erfolgt, werden die 2.000 € wie folgt verteilt: Jeder Ortsteil erhält 100,- €, der Ortsteil Stadt Fehrbellin erhält 400,- €.
§ 3 Inhalt des Ortsteilbudgets
Mit den Mitteln des Ortsteilbudgets können unterschiedlichste Projekte durch den Ortsbeirat umgesetzt werden. Bspw. kleinere Investitionsmaßnahmen, kulturelle Veranstaltungen, Ortsbildgestaltung. Gemeint sind damit jedoch nicht Maßnahmen die einen langen Planungs- bzw. Genehmigungsvorlauf benötigen oder über einen Zeitraum von mehreren Jahren ausgelegt sind. Die zur Verfügung gestellten Mittel sind vollständig dem Gemeinwohl zuzuführen und zielen nicht auf die Verschaffung vermögenswerter Vorteile von Personen und Vereinigungen ab. Weiterhin können standardmäßige Maßnahmen der Unterhaltung (Erhaltung, Betrieb und Ersatzbeschaffung), durch das Ortsteilbudget finanziert werden, soweit im Haushalt keine planmäßigen Mittel vorhanden sind.
§ 4 Anmeldung zum Haushalt
In jedem Ortsteil wird über die Verwendung des Budgets des Folgejahres beraten. Das entsprechende Ergebnis wird der Verwaltung gemeinsam mit der üblichen Mittelanmeldung zum Haushaltsplan zugeleitet. Die Mitteilung erfolgt über die Vorlage „Beratungsprotokoll zur Mittelverwendung des Ortsteilbudgets“, welcher dieser Richtlinie als Anlage 1 anhängt.
§ 5 Beratung zum Ortsteilbudget
Die Beratung der Ortsvorsteher*Innen gemeinsam mit der Verwaltung zum Thema Ortsteilbudget und Mittelanmeldungen zum folgenden Haushaltsjahr findet jeweils jährlich nach dem Eingang der Beschlüsse der Ortsbeiräte über die Mittelverwendung statt. Die Gemeinde Fehrbellin lädt dazu ein. Hierbei informieren sich die Ortsvorsteher*Innen gegenseitig und damit auch die Verwaltung über die geplanten Maßnahmen. Dabei erhalten die Mitarbeiter der Verwaltung gleichzeitig einen Überblick über die geplanten Projekte und haben die Möglichkeit, diese auf Plausibilität des Kostenansatzes zu bewerten und ggf. den Ortsvorsteher*Innen frühzeitig Korrekturvorschläge zu unterbreiten. Zu diesem Termin werden die Beratungsprotokolle zur Mittelverwendung des Ortsteilbudgets für alle sichtbar dargestellt.
§ 6 Mittelverwendung
1. Die Mittel aus dem Ortsteilbudget sollen stets wirtschaftlich und sparsam verwendet werden. Das bedeutet, dass bei Anschaffungen möglichst Preisvergleiche vorgenommen werden. Maßnahmen, welche nicht in die örtliche oder sachliche Zuständigkeit der Gemeinde Fehrbellin fallen, können mit den Mitteln des Ortsteilbudget nicht finanziert werden. Ebenso dürfen keine politischen Vereinigungen daraus unterstützt werden. Weiterhin bleiben haushaltsrechtliche Regelungen der kommunalen Haushalts- und Kassenverordnung Brandenburg und der Kommunalverfassung Brandenburg von dieser Richtlinie unberührt.
2. Bei dem Einsatz der Mittel aus dem Ortsteilbudget gelten folgende Regeln: Gemeinde Fehrbellin Ortsteilbudgetrichtlinie
a) Es kann beschlossen werden, einen Teil bzw. die gesamten Mittel anzusparen oder einen Teil der Mittel ohne Verwendungszweck für unvorhergesehene Projekte übrig zu lassen. (Vgl. Ziffer f)
b) Anschaffungen bis zu 150 € Netto, ab dem 01.01.2026 bis zu 500 € Netto, dürfen selbstständig und ohne Absprachen mit der Verwaltung durch den Ortsbeirat selbst getätigt werden. Abweichend dürfen Renovierungsmaterialien (z. B. Farben, Tapeten, Spachtelmasse, Putz) bei Eigenverwendung bis zu 1.000 € Netto selbstständig und ohne Absprachen beschafft werden.
c) Anschaffungen, die aufgrund der Höhe oder der Art nicht in die Ziffer b fallen, sind ebenfalls mit dem Beratungsprotokoll zur Mittelverwendung des Ortsteilbudgets zum Haushalt durch den Ortsbeirat anzumelden. Hier hat die Gemeindeverwaltung kein Vetorecht. Die Vergabe und Beschaffung allerdings werden durch die Gemeinde durchgeführt.
d) Anschaffungen und Dienstleistungen, aus denen Folgekosten erwachsen, sind grundsätzlich mit der Verwaltung abzustimmen. Hier hat die Gemeindeverwaltung ein Vetorecht, wenn die Folgekosten nicht aus den zukünftigen Ortsteilbudgets bedient werden.
e) Dienstleistungen bis zu 1.000 € Netto dürfen direkt vergeben werden. Darüber hinaus ist die Verwaltung mit der Vergabe zu beauftragen (Vergaberechtliche Prüfung!).
f) Die Mittel des Ortsteilbudgets dürfen bis zu fünf Jahre angespart werden. Jeder Ortsteil erhält im Dezember eine jährliche Auskunft über seine angesparten Mittel.
3. In jedem Ortsteil wird im Folgejahr im Rahmen einer öffentlichen Ortsbeiratssitzung über die konkrete Verwendung des Budgets beraten und beschlossen
§ 7 Budgettausch
Die Ortsteile dürfen ihre Mittel innerhalb eines Jahres untereinander tauschen. Hierfür sind Beschlüsse der beteiligten Ortsbeiräte notwendig. Der Austausch soll sich in der Regel im darauffolgenden Jahr wieder ausgleichen. Der Ortsbeirat, der seine Mittel ganz oder teilweise an einen anderen Ortsteil abtreten möchte, muss über die Höhe der Summe, den Zeitpunkt der Auszahlung und den Verwendungszweck (Projekt des anderen Ortsteiles) beschließen. Der Ortsbeirat, der die Mittel in Anspruch nehmen möchte, beschließt über die zweckentsprechende Annahme der Mittel und über den Ausgleich im Folgejahr.
§ 8 Bestellung und Abrechnung der Ausgaben
1. Die Bestellungen, welche durch die Ortsbeiräte selbstständig ausgelöst werden dürfen (§ 5 Abs. 2 Ziffer b und Ziffer e), können über zwei Wege bestellt werden. Bestellberechtigt im Sinne der Verwaltung ist jedes Ortsbeiratsmitglied unter Absprache mit den Ortsvorsteher*Innen.
a) Der/die Ortsvorsteher*In bezahlt die Ware oder Dienstleistung selbst und erhält gegen Vorlage der Rechnung die Summe aus dem Ortsteilbudget zurück.
b) Der/die Ortsvorsteher*In bestellt die Ware oder Dienstleistung und gibt als Rechnungsadresse die Gemeinde Fehrbellin mit dem Verwendungszweck: „Ortsteilbudget“ und den Ort an.
2. Die Rechnungen müssen spätestens zwei Wochen nach Erhalt in der Kasse der Gemeinde Fehrbellin abgerechnet werden. Vor dem Auslösen einer Bestellung muss zwingend geprüft werden, ob im Budget des Ortsbeirates noch genügend finanzielle Mittel vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall und der Auftrag wurde ausgelöst, wird die fehlende Summe vom Budget des nächsten Jahres abgezogen. Weiterhin ist die Bankverbindung bei eventuellen Rückzahlungen mit Kontoinhaber und Unterschrift auf der Rückseite anzugeben. Gemeinde Fehrbellin Ortsteilbudgetrichtlinie
§ 9 Umsetzungszeitraum
Es muss möglich sein, begonnene Projekte innerhalb von einem Jahr umzusetzen.
§ 10 Verfügung über die Mittel des Ortsteilbudgets
Nach Beschluss des Haushaltsplanes werden die Projekte entsprechend ihrer Zuordnung durch die Produktverantwortlichen der Verwaltung in Abstimmung mit den Ortsbeiräten umgesetzt oder die Mittel können durch die Ortsbeiräte für die unterschiedlichen Anschaffungen und Projekte abgerufen werden.
§ 11 Abrechnung der abgerufenen Mittel
1. Alle vom Ortsteil selbst ausgelösten Maßnahmen, für die die Ortsvorsteher*Innen einen Vorschuss geholt haben, müssen bei der Kämmerei spätestens 14 Tage nach dem Ereignis, für das sie ausgereicht wurden, abgerechnet werden. Vorschüsse sollen insgesamt spätestens zum 15.12. eines jeden Jahres abgerechnet werden. Nach dem 15.12. können alle weiteren Ausgaben aus dem Ortsteilbudget weiterhin per Rechnung getätigt werden. Nach Absprache mit der Kämmerei, können Vorschüsse auch bis zum 30.12. abgerechnet werden. Dafür bitten wir um vorherige Terminankündigung bis zum 15.12., da mindestens ein Buchungsverantwortlicher anwesend sein muss.
2. Für die Abrechnung der Vorschüsse muss der Originalbeleg eingereicht werden. Zusätzlich muss der Grund der Auszahlung benannt werden. Andernfalls sollten die Käufe per Rechnung erfolgen.
3. Die Kämmerei behält sich vor, die Vorschüsse an einzelne Ortsteile nicht mehr auszureichen, wenn eine Abrechnung über den Jahreswechsel hinaus stattfindet.
§ 12 Erläuterung zur Abrechnung
Bei Vorschüssen handelt es sich um Mittel, die bei Auszahlung keinem Zweck zugewiesen werden können. Eine Buchung darf nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung nur gegen Vorlage des Originalbeleges erfolgen. Dieser liegt beim Ausreichen des Vorschusses allerdings noch nicht vor. Folglich wird der Vorschuss auf einem gesonderten Konto (Verwahrkonto) gebucht. Dieses Konto muss zwingend zum Jahresende wieder ausgebucht werden, da es bei den Jahresabschlussbuchungen sonst zu Problemen führt.
§ 13 Inkrafttreten
1. Die Richtlinie tritt am 01.07.2025 in Kraft.
2. Die Richtlinie vom 24.11.2022 tritt außer Kraft.
Fehrbellin, 13.06.2025
Mathias Perschall
Bürgermeister
