Ortsteilbudgetrichtlinie für die Gemeinde Fehrbellin

Präambel

Im Zuge der Gemeindegebietsreform im Jahr 2003 wurden das Amt Fehrbellin aufgelöst und die dann entstandenen Ortsteile eingemeindet. Sie galten fortan nicht mehr als selbstständige Gemeinden. Langfristig führte diese Maßnahme zu einer Abkehr des bürgerschaftlichen Engagements von der kommunalen Mitgestaltung und Demokratieteilhabe in den einzelnen Ortsteilen. Diesem Trend soll mit der Einführung der Ortsteilbudgets entgegengewirkt werden. Dabei geht es vor allem um die freie Verwendung der Mittel aus dem Ortsteilbudget, im Rahmen der Meinungsfindung des Ortsbeirates. Investitionen sind hierbei ausdrücklich erlaubt. Um die Einzelheiten zum Ortsteilbudget zuverlässig und transparent zu regeln, beschließt die Gemeindevertretung auf Ihrer Sitzung am 14.11.2022 folgende Ortsteilbudgetrichtlinie (Ortsteilbudget-RL):

  1. Mittelempfänger im Sinne dieser Richtlinie

Mittelempfänger sind die Ortsbeiräte folgender Ortsteile:

  1. Stadt Fehrbellin
  2. Betzin
  3. Brunne
  4. Dechtow
  5. Deutschhof
  6. Hakenberg
  7. Karwesee
  8. Königshorst
  9. Langen
  10. Lentzke
  11. Linum
  12. Manker
  13. Protzen
  14. Tarmow
  15. Walchow
  16. Wall
  17. Wustrau – Altfriesack
  1. Aufteilung des Ortsteilbudgets

Das Ortsteilbudget wird wie folgt unter den Ortsteilen aufgeteilt:

    1. In der letzten Sitzung der Gemeindevertretung des Jahres, welches vor der neuen Haushaltsplanung liegt, wird über die gesamte Höhe des Ortsteilbudgets für die nächste Planungsperiode entschieden. Hierbei wird auch festgelegt, wie hoch der Sockelbetrag für die Ortsteile sein soll und wie hoch der Betrag ist, den jeder Ortsteil unter Bezugnahme auf seine Einwohner erhält. Erstmalig findet somit die Entscheidung zur Gesamthöhe des Ortsteilbudgets 2024 am 15.12.2022 für das Planungsjahr 2024 statt. Die abschließende Entscheidung über diese im Voraus festgelegte Summe verbleibt bei der Gemeindevertretung im Zuge des Haushaltsplanbeschlusses für dieses Jahr.
    1. Jeder Ortsteil bekommt den jährlich im Haushaltsplan festgelegten Betrag. Der Betrag, welcher als Sockelbetrag gilt, wird durch die Anzahl der Ortsteile geteilt und der Betrag, welcher von der Einwohneranzahl abhängt, wird durch alle Einwohner geteilt und mit den Einwohnern des jeweiligen Ortsteiles multipliziert. Die Höhe des Budgets wird dem Ortsbeirat von der Verwaltung im vorbereiteten „Beratungsprotokoll zur Mittelverwendung des Ortsteilbudgets“ mitgeteilt.
    1. Weitere 2.000 € werden jährlich in der Beratungsrunde der Ortsvorsteher*Innen durch Mehrheitsbeschluss einem oder mehreren Projekten, die auch durch mehrere Ortsteile als Gemeinschaftsprojekt benannt werden können, zugewiesen. Falls eine Zuweisung in der gemeinsamen Runde der Ortsvorsteher*Innen nicht erfolgt, werden die 2.000 € wie folgt verteilt: Jeder Ortsteil erhält 100,- €, der Ortsteil Stadt Fehrbellin erhält 400,- €.
  1. Regelung zur erstmaligen Ausschüttung in 2023

Aufgrund der späten Beratungsfolge in 2022 und der frühen Haushaltsfassung des Haushaltes für 2023 wurde zusätzlich zu den bislang bestehenden Mittel der Heimatpflege eine Summe von 1.000 € je Ortsteil eingeplant. Dies wird ab dem Planungsjahr 2024 durch die im Haushalt festgelegte Gesamtsumme für alle Ortsteile und die dann anschließende Verteilung nach 2.1 abgelöst.

  1. Beschlussfassung

In jedem Ortsteil wird im Rahmen einer öffentlichen Ortsbeiratssitzung über die Verwendung des Budgets im Folgejahr beraten und beschlossen. Der entsprechende Beschluss wird der Verwaltung bis spätestens zum 28.02. des Vorjahres (der geplanten Mittelverwendung) gemeinsam mit der üblichen Mittelanmeldung zum Haushaltsplan zugeleitet.

Der Beschluss wird über die Vorlage „Beratungsprotokoll zur Mittelverwendung des Ortsteilbudgets“ gefasst, welcher dieser Richtlinie als Anlage 1 anhängt.

  1. Beratung zum Ortsteilbudget
    1. Die Beratung der Ortsvorsteher*Innen gemeinsam mit der Verwaltung zum Thema Ortsteilbudget und Mittelanmeldungen zum folgenden Haushaltsjahr findet jeweils jährlich nach dem Eingang der Beschlüsse der Ortsbeiräte über die Mittelverwendung statt. Die Gemeinde Fehrbellin lädt dazu ein. Seitens der Verwaltung wird die Kämmerin, die/der Sachbearbeiter/in Ortsteilbudget und ggf. andere Mitarbeiter der Gemeinde Fehrbellin an dieser Sitzung teilnehmen. Hierbei informieren sich die Ortsvorsteher*Innen gegenseitig und damit auch die Verwaltung über die geplanten Maßnahmen. Dabei erhalten die Mitarbeiter der Verwaltung gleichzeitig einen Überblick über die geplanten Projekte und haben die Möglichkeit, diese auf Plausibilität des Kostenansatzes zu bewerten und ggf. den Ortsvorsteher*Innen frühzeitig Korrekturvorschläge zu unterbreiten. Dieser Termin wird voraussichtlich im ersten Jahresquartal stattfinden.

Zu diesem Termin werden die Beratungsprotokolle zur Mittelverwendung des Ortsteilbudgets für alle sichtbar dargestellt.

    1. Die Ortsteile dürfen ihre Mittel innerhalb eines Jahres untereinander tauschen. Hierfür sind Beschlüsse der beteiligten Ortsbeiräte notwendig. Der Austausch soll sich in der Regel im darauffolgenden Jahr wieder ausgleichen. Der Ortsbeirat, der seine Mittel ganz oder teilweise an einen anderen Ortsteil abtreten möchte, muss über die Höhe der Summe, den Zeitpunkt der Auszahlung und den Verwendungszweck (Projekt des anderen Ortsteiles) beschließen. Der Ortsbeirat, der die Mittel in Anspruch nehmen möchte, beschließt über die zweckentsprechende Annahme der Mittel und über den Ausgleich im Folgejahr.
  1. Mittelverwendung

Die Mittel aus dem Ortsteilbudget sollen stets wirtschaftlich und sparsam verwendet werden. Das bedeutet, dass bei Anschaffungen möglichst Preisvergleiche vorgenommen werden. Maßnahmen, welche nicht in die örtliche oder sachliche Zuständigkeit der Gemeinde Fehrbellin fallen, können mit den Mitteln des Ortsteilbudget nicht finanziert werden. Ebenso dürfen keine politischen Vereinigungen daraus unterstützt werden. Weiterhin bleiben haushaltsrechtliche Regelungen der kommunalen Haushalts- und Kassenverordnung Brandenburg und der Kommunalverfassung Brandenburg von dieser Richtlinie unberührt.

Bei dem Einsatz der Mittel aus dem Ortsteilbudget gelten folgende Regeln:

    1. Es kann beschlossen werden, einen Teil bzw. die gesamten Mittel anzusparen oder einen Teil der Mittel ohne Verwendungszweck für unvorhergesehene Projekte übrig zu lassen. (Vgl. 6.6)
    2. Anschaffungen bis zu 150,- € Netto dürfen selbstständig und ohne Absprachen mit der Verwaltung durch den Ortsbeirat selbst getätigt werden. Abweichend dürfen Renovierungsmaterialien (z. B. Farben, Tapeten, Spachtelmasse, Putz, …) bei Eigenverwendung bis zu 1.000 € Netto selbstständig und ohne Absprachen beschafft werden.
    3. Anschaffungen die aufgrund der Höhe oder der Art nicht in die Nummer 6.2 fallen, sind ebenfalls mit dem Beratungsprotokoll zur Mittelverwendung des Ortsteilbudgets zum Haushalt durch den Ortsbeirat anzumelden. Hier hat die Gemeindeverwaltung kein Vetorecht. Die Vergabe und Beschaffung allerdings wird durch die Gemeinde durchgeführt.
    4. Anschaffungen und Dienstleistungen, aus denen Folgekosten erwachsen, sind grundsätzlich mit der Verwaltung abzustimmen. Hier hat die Gemeindeverwaltung ein Vetorecht, wenn die Folgekosten nicht aus den zukünftigen Ortsteilbudgets bedient werden.
    5. Dienstleistungen bis zu 1.000 € Netto dürfen direkt vergeben werden. Darüber hinaus ist die Verwaltung mit der Vergabe zu beauftragen (Vergaberechtliche Prüfung!).
    1. Die Mittel des Ortsteilbudgets dürfen bis zu fünf Jahre angespart werden. Jeder Ortsteil erhält im Dezember eine jährliche Auskunft über seine angesparten Mittel.
  1. Bestellung und Abrechnung der Ausgaben

Die Bestellungen, welche durch die Ortsbeiräte selbstständig ausgelöst werden dürfen (Punkt 6.2 und 6.5), können über zwei Wege bestellt werden. Bestellberechtigt im Sinne der Verwaltung ist jedes Ortsbeiratsmitglied unter Absprache mit den Ortsvorsteher*Innen.

  1. Der/die Ortsvorsteher*In bezahlt die Ware oder Dienstleistung selbst und erhält gegen Vorlage der Rechnung die Summe aus dem Ortsteilbudget zurück.
  2. Der/die Ortsvorsteher*In bestellt die Ware oder Dienstleistung und gibt als Rechnungsadresse die Gemeinde Fehrbellin mit dem Verwendungszweck: „Ortsteilbudget“ und den Ort an.

Die Rechnungen müssen spätestens zwei Wochen nach Erhalt in der Kasse der Gemeinde Fehrbellin abgerechnet werden. Vor dem Auslösen einer Bestellung muss zwingend geprüft werden, ob im Budget des Ortsbeirates noch genügend finanzielle Mittel vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall und der Auftrag wurde ausgelöst, wird die fehlende Summe vom Budget des nächsten Jahres abgezogen.

  1. Umsetzungszeitraum

Es muss möglich sein, begonnene Projekte innerhalb von zwei Jahren umzusetzen.

  1. Verfügung über die Mittel des Ortsteilbudgets

Nach Beschluss des Haushaltsplanes werden die Projekte entsprechend ihrer Zuordnung durch die Produktverantwortlichen der Verwaltung in Abstimmung mit den Ortsbeiräten umgesetzt oder die Mittel können durch die Ortsbeiräte für die unterschiedlichen Anschaffungen und Projekte abgerufen werden.

  1. Abrechnung der abgerufenen Mittel

Alle vom Ortsteil selbst ausgelösten Maßnahmen, für die die Ortsvorsteher*Innen einen Vorschuss geholt haben, müssen bei der Kämmerei spätestens 4 Wochen nach Ausreichen des Vorschusses abgerechnet werden. Vorschüsse sollen insgesamt spätestens zum 15.12. eines jeden Jahres abgerechnet werden. Nach dem 15.12. können alle weiteren Ausgaben aus dem Ortsteilbudget weiterhin per Rechnung getätigt werden. Nach Absprache mit der Kämmerei, können Vorschüsse auch bis zum 30.12. abgerechnet werden. Dafür bitten wir um vorherige Terminankündigung bis zum 15.12., da mindestens ein Buchungsverantwortlicher anwesend sein muss.

Für die Abrechnung der Vorschüsse muss der Originalbeleg eingereicht werden. Zusätzlich muss der Grund der Auszahlung benannt werden. Andernfalls sollten die Käufe per Rechnung erfolgen.

Die Kämmerei behält sich vor, die Vorschüsse an einzelne Ortsteile nicht mehr auszureichen, wenn eine Abrechnung über den Jahreswechsel hinaus stattfindet.

Erläuterung zur Abrechnung:

Bei Vorschüssen handelt es sich um Barmittel, die bei Auszahlung keinem Zweck zugewiesen werden können. Eine Buchung darf nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung nur gegen Vorlage des Originalbeleges erfolgen. Dieser liegt beim Ausreichen des Vorschusses allerdings noch nicht vor. Folglich wird der Vorschuss auf einem gesonderten Konto (Verwahrkonto) gebucht. Dieses Konto muss zwingend zum Jahresende wieder ausgebucht werden, da es bei den Jahresabschlussbuchungen sonst zu Problemen führt.

Ortsteilsbudgetrichtlinie PDF [12/22]